La CNIL ha publicado una guía sobre el establecimiento de contrato mediante conversaciones telefónicas grabadas.
En lo que se refiere al establecimiento de contratos, a veces se requiere grabar una conversación telefónica como prueba de formación del mismo. La ley lo permite cuando sea necesario, de forma que para que una organización pueda grabar conversaciones telefónicas de forma legítima, debe, como el responsable de los datos, demostrar que no hay otro modo de probar que se ha formado el contrato con el sujeto. La CNIL ha publicado un informe donde detalla los factores que deben tenerse en cuenta cuando se precisa grabar las conversaciones de teléfono a estos efectos.
Mientras que algunos contratos pueden formalizarse de manera oral, otros deben establecerse por escrito.
La grabación debe ser necesaria para probar la formación del contrato, de manera que no se aplicará a los contratos escritos. Cuando se contacta con un cliente por teléfono con el objetivo de establecer un contrato relacionado con la venta de bienes o la provisión de servicios, por ejemplo, el usuario sólo está vinculado a ello después de haberlo aceptado y firmado a través de un medio duradero, como un contrato escrito. La grabación de conversaciones telefónicas con la finalidad de probar la formación del contrato es por tanto necesaria en este contexto. Sin embargo, aquellos contratos que pueden formalizarse de manera oral (por ejemplo, para la compra de determinados servicios de pago), si la grabación de conversaciones es posible, el principio de minimización de datos debe ser respetado en el proceso.
Cuando el contrato se establezca mediante conversación telefónica, sólo podrá grabarse la parte de la conversación relacionada con la formación del contrato.
Cuando los contratos puedan formalizarse mediante una grabación, salvo que la ley lo permita, ésta no deberá ser permanente ni sistemática, y sólo se podrán grabar las conversaciones relacionadas con el establecimiento del contrato por teléfono. En consecuencia, la empresa u organización tendrá que proporcionar mecanismos para grabar las conversaciones telefónicas entre el operador y el cliente sólo desde el momento en que la conversación versa de forma clara sobre el establecimiento del contrato. La parte relevante de la conversación sólo puede retenerse en ausencia de otra prueba de formación del contrato. La grabación tampoco puede activarse por defecto ni automáticamente. El escenario recomendado as aquel en el que el operador activa la grabación manualmente, tan sólo en casos donde la finalidad de la conversación es confirmar un contrato que no puede probarse por otros medios.
El tratamiento de datos personales basado en el establecimiento del contrato es posible bajo el RGPD.
Cuando se acuerda formalizar un contrato por teléfono, las grabaciones de las conversaciones telefónicas pueden tratarse sobre la base del contrato bajo el RGPD. El artículo 6(1)(b) del RGPD proporciona una base legal para el tratamiento de los datos personales siempre y cuando “el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales”.
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