Consejos básicos y estrategias para una protección de datos efectiva a fin de impulsar la ciberseguridad en las PyMEs.  

Contar con medidas de ciberseguridad robustas es esencial para las empresas de todos los tamaños. Sin embargo, las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) afrontan retos únicos al proteger los datos personales de ciberataques. La protección de datos no es solo una obligación legal, sino también un requisito crítico para el buen funcionamiento de una empresa, tal y como explicamos en este artículo. Cualquier organización que trate datos personales y en concreto las PyMEs deben identificar todos los datos personales que tratan, incluidos aquellos de sus clientes y empleados, y reconocerlo como un activo valioso que requiere protección frente a ciberataques. Las brechas de datos personales pueden resultar en daño reputacional, pérdidas financieras y consecuencias legales. Al priorizar la protección de datos, las PyMEs generan confianza en sus consumidores y mejoran su reputación, asegurando continuidad del negocio. 

Las PyMEs que operan en Europa y Reino Unido deben cumplir con las respectivas leyes de protección de datos y mantenerse actualizadas de cualquier novedad en el marco legal. 

En la Unión Europa, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es el elemento central de la normativa de protección de datos. Se aplica a todas las organizaciones que tratan datos personales de residentes de la UE o en el contexto de un establecimiento en la UE, incluidas PyMEs. El RGPD impone normas estrictas para la recogida, almacenamiento y tratamiento de datos, con el objetivo de proteger la privacidad y los derechos de los interesados. Reino Unido también ha implementado su propio marco legal en este sentido, mediante el UK GDPR y la Data Protection Act 2018. Estas leyes contienen requisitos equivalentes al RGPD y se aplican a todas las organizaciones que se encuentren en Reino Unido o traten datos de residentes en Reino Unido, independientemente de su tamaño. Las PyMEs que operan tanto en Europa como en Reino Unido deben cumplir con ambas normativas y aplicar las medidas técnicas y organizativas correspondientes.  

Además, con la constante evolución de la legislación de protección de datos, es necesario que las empresas comprueben sus obligaciones regularmente y se mantengan actualizadas para asegurar que sus prácticas se ajustan a lo que requiere la norma y también a las expectativas de las autoridades de control. Por ejemplo, algunas autoridades de control exigen doble factor de autenticación (2FA) como un estándar para proteger ciertos tipos de servicios online. 

Las PyMEs deberían llevar a cabo evaluaciones de riesgos para identificar vulnerabilidades, llevar a cabo planes de mitigación del riesgo e implementar medidas de ciberseguridad que minimicen la posibilidad de brechas de datos personales. 

Para proteger los datos de manera efectiva, las PyMEs deberían complementar las evaluaciones frecuentes de sus sistemas, como pen testing, con una evaluación de riesgos detallada para ciertas actividades de tratamiento. Este proceso implica entender la naturaleza de los datos personales que se tratan y también el contexto, identificar vulnerabilidades y evaluar el impacto de potenciales brechas de datos personales, a fin de también desarrollar un plan de mitigación. Al comprender los riesgos específicos, las PyMEs pueden adaptar sus medidas de ciberseguridad e implementar medidas de seguridad robustas, lo que puede incluir diversos elementos como actualizaciones de software, políticas de contraseñas y cifrado de datos personales, en concreto de categorías especiales de datos personales como datos de salud o biométricos. Las PyMEs también deberían establecer claros controles de acceso u registros y asegurar que sólo el personal autorizado puede tratar y modificar los datos personales. 

Además, es importante educar a los empleados en protección de datos. El error humano continua siendo una de las causas principales de las brechas de datos personales. Con el objetivo de mitigar el riesgo de error humano, las PyMEs pueden invertir en programas de formación para sus empleados, que les ayuden a crear una cultura de protección de datos. Los empleados deberían conocer los riesgos comunes de ciberseguridad y entender su rol para prevenir que las amenazas se materialicen. Las sesiones de formación frecuentes junto a las campañas de comunicación pueden reducir este riesgo de manera significativa. Estos procesos deberían regularse mediante políticas internas que se distribuyan entre todo el equipo. 

Las PyMEs deberían definir un plan de respuesta a incidencias que incluya pasos claros para la contención de las mismas, notificación y colaboración con las autoridades. 

Es crucial que las PyMEs entiendan que las brechas de datos personales pueden tener lugar incluso cuando se hayan implementado las mejores medidas preventivas. Por lo tanto, el siguiente paso es contar con un plan de respuesta a incidentes para minimizar el impacto de dichas brechas. Este plan debería definir pasos claros y viables en caso de brecha de datos personales, incluidos aquellos necesarios para contenerla y efectuar las notificaciones que se precisen, tanto a los interesados como a las autoridades de control. La importancia de la comunicación rápida no debe infravalorarse, especialmente en atención a los plazos previstos por el RGPD, pues las empresas cuentan con 72 horas para notificar a las autoridades de control cuando la brecha de datos personales pueda implicar un riesgo para los derechos y libertades de los sujetos afectados. Si este riesgo es alto, también deberá informarse a los individuos. 

No reportar una brecha de datos personales puede resultar en importantes multas y un posible daño reputacional. Al llevar a cabo una comunicación efectiva en este sentido, las PymEs demuestran su compromiso y cumplimiento con el principio de rendición de cuentas, y también permiten a los interesados realizar las acciones necesarias para proteger sus datos, como cambiar las contraseñas o controlar sus cuentas financieras en caso de actividades inusuales. Asimismo, una notificación rápida hace que las autoridades de control puedan evaluar la severidad de la brecha y que tomen las medidas adecuadas para mitigar el impacto.  

Las PyMEs pueden mejorar sus prácticas de protección de datos al incorporar a un DPO que ofrezca ayuda y orientación en relación al cumplimiento normativo, desarrolle evaluaciones de riesgos y proporcione soluciones adaptadas. 

Las PyMEs pueden encontrar grandes beneficios al involucrar profesionales de protección de datos que les ayuden a navegar los detalles de la normativa. Los profesionales de protección de datos pueden proporcionar orientación para cumplir con los requisitos, realizar evaluaciones y ofrecer soluciones personalizadas para optimizar las prácticas de protección de datos. 

El servicio de DPO externo está diseñado específicamente para ayudar a las PyMEs a cumplir con la normativa de protección de datos. El equipo de Aphaia puede llevar a cabo una evaluación de riesgo detallada que mida el estado actual de cumplimiento dentro de la empresa. A través de estas evaluaciones, se identifican potenciales vulnerabilidades y áreas de mejora, lo que permite a las PyMEs abordar todos los problemas e implementar una estrategia frente a los mismos. Al externalizar los servicios de protección de datos, las PyMEs pueden centrarse en la parte principal de su negocio y contar con la tranquilidad de que sus datos están seguros. 

Si eres una pequeña o mediana empresa que necesita optimizar sus medidas de protección de datos, el equipo de Aphaia puede proporcionarte soluciones adaptadas para cumplir con la normativa. Contacta con nosotros y pregúntanos cómo podemos ayudarte.