En esta era de videoconferencias, ¿cuáles son las reflexiones de privacidad que deberíamos tener en cuenta tanto empresas como trabajadores en relación a las reuniones de trabajo en remoto?
En esta era de videoconferencias en las que las interacciones con distancia social se han convertido en la nueva normalidad prácticamente de la noche a la mañana, nos hemos convertido en dependientes de las reuniones en remoto y las plataformas que las hacen posibles, con sus consecuentes riesgos para la privacidad. Algunas empresas de software de comunicación como Zoom se encuentran en el foco de artículos y blogs en este sentido, pues el incremento de su uso ha expuesto algunas de sus debilidades que ahora sus creadores se ven obligados a solucionar para cumplir con la normativa relevante y asegurar así su supervivencia en el mercado. Ian Hulme, Director de Calidad de la ICO, ha publicado recientemente unas orientaciones y consejos para avanzar en esta nueva normalidad, en concreto sobre reuniones remotas , dirigidas a empresas, empresarios y responsables.
Ajustes de privacidad y seguridad.
Una de las principales consideraciones que se deben hacer cuando se utilicen sistemas de videoconferencia es su transparencia. Al igual que ocurre con cualquier otro tipo de comunicación, los usuarios necesitan conocer cómo se van a tratar sus datos y deben tener una serie de opciones al respecto. Instaurar accesos restringidos, contraseñas y otras funciones de privacidad y seguridad como limitar quién puede compartir sus pantallas debería analizarse y ser comunicado a los empleados antes de empezar la conferencia.
Riesgos de phishing
La seguridad se puede comprometer con links maliciosos y ataques a las funciones del chat. Mientras que muchos de los trabajadores serán capaces de identificar enlaces sospechosos en sus emails, otros tantos están usando estos sistemas por primera vez y no se encuentran familiarizados con ellos, lo que hace que no sean conscientes de la amenaza que se puede derivar de los mismos. Es necesario por tanto que no se acceda a recursos que provienen de fuentes desconocidas.
Videoconferencias acorde a las políticas de la empresa
Ian Hulme, Director de Calidad de la ICO, advierte que el uso de estas herramientas debe ser acorde con las políticas de la empresa, de modo que el hecho de que el cambio haya sido repentino no justifica que quede como práctica sin regular, con lo que debe asegurarse la implementación de cláusulas que cubran todos los aspectos relacionados.
Software actualizado.
Mantener actualizado tanto el software como los conocimientos de los empleados sobre el mismo es una de las medidas de seguridad más efectivas que se pueden tomar. El uso de un software anticuado pone en riesgo los datos, con lo que es requisito esencial que todas las actualizaciones de software se apliquen debidamente y de forma regular, al igual que los navegadores si se accede desde ellos.
Como ocurre con cualquier decisión corporativa, el uso de sistemas de videoconferencias debería ser revisado cada cierto tiempo, para confirmar que se ajusta a las políticas y necesidades de la empresa y que incluye cualquier tipo de cambios en la ley o en la organización.
