Al plantear la designación de un DPO, es importante que las empresas comprendan las diferencias entre un DPO interno y un DPO externo a fin de identificar el mejor enfoque para sus necesidades.
Conforme la normativa de privacidad y protección de datos se vuelve más compleja, las empresas se encuentran cada vez bajo más presión para asegurar que sus prácticas de protección de datos cumplen con la ley. Uno de los principales requisitos del RGPD es la designación de un Delegado de Protección de Datos (DPO). Esta función puede desempeñarse de manera interna en la empresa o de forma externa. En este artículo exploramos las diferencias entre ambas alternativas y los beneficios e inconvenientes de cada una de ellas en el contexto de empresas tech y retail.
Un DPO interno puede tener un conocimiento detallado de la compañía y contar con acceso directo a los datos personales y los sistemas para identificar de manera inmediata cualquier problema que pueda producirse.
Un DPO interno es un empleado a tiempo completo de la empresa que es responsable de ayudar a la misma a cumplir con la normativa de protección de datos y colabora de forma estrecha con todos los departamentos para asegurar que los datos personales se recogen, almacenan y tratan en cumplimiento con el RGPD, el UK GDPR y cualquier otra normativa que sea aplicable. Normalmente los DPOs internos son contratados por grandes empresas que tratan una gran cantidad de datos personales. En estos casos, el DPO tiene un conocimiento detallado de las actividades de tratamiento de la empresa y tiene acceso directo a todos los sistemas, lo cual puede beneficiar a la compañía para llevar a cabo de manera inmediata cualquier acción que sea necesaria, como por ejemplo tras una brecha de seguridad, a fin de proteger los datos personales y la reputación de la empresa.
El nivel de experiencia y el acceso a los recursos es más limitado para un DPO interno, y pueden existir sesgos, lo cual derivaría en un conflicto de intereses, falta de transparencia y desconfianza por parte de clientes.
Mientras que un DPO interno puede ser beneficioso en algunos casos, también existen una serie de inconvenientes que deben ser tenidos en cuenta. En primer lugar, el nivel de experiencia en distintas industrias de un DPO externo podría ser inferior a aquel de un DPO externo, lo cual es determinante en caso de actividades de tratamiento complejas. Además, un DPO interno podría tener acceso a menos recursos que un DPO externo, lo cual es esencial cuando se tratan grandes cantidades de datos personales. En caso de contar con un DPO interno, la empresa tendría que confirmar que cuenta con la capacidad para proporcionar todos los recursos necesarios a estos efectos. Asimismo, un DPO interno podría contar con ciertos sesgos e influencia derivada de los intereses de la empresa, en detrimento de su neutralidad para emitir una evaluación objetiva sobre las prácticas de tratamiento. Es común que los DPO internos sientan presión para aprobar algunas de estas prácticas. Esta situación puede conducir a un conflicto de intereses, lo que impactaría la función del DPO y supondría potencialmente una infracción del RGPD. La falta de transparencia y rendición de cuentas y la falta de confianza por parte de clientes también sería otra de las consecuencias negativas de este aspecto.
Contratar a un DPO externo puede proporcionar numerosos beneficios a una empresa.
Un DPO externo es un proveedor de servicios, contratado por una empresa para revisar y controlar sus políticas y procesos de protección de datos. Un DPO interno trata de forma directa con la empresa para proporcionar consejo y mejores prácticas a fin de asegurar que los datos personales se tratan de acuerdo con la normativa. Los DPO externos son normalmente contratados por empresas más pequeñas que no cuentan con todos los recursos necesarios para incorporar a un DPO interno a tiempo completo. Sin embargo, recientemente se ha convertido también en una opción utilizada de manera recurrente por grandes empresas. En primer lugar, un DPO externo cuenta con una experiencia horizontal y experiencia en protección de datos que puede proporcionar consejo de gran valor a una empresa y ayudar a la misma a estar actualizada con las últimas novedades a fin de evitar cualquier incumplimiento. Por otro lado, un DPO externo tiene acceso a un amplio abanico de recursos que pueden ser muy útiles para la gestión de datos. Estos recursos incluyen software y herramientas que automatizan y simplifican procesos, y también acceso a una red de expertos en la materia. Además, un DPO externo no está sesgado por los intereses de la empresa y puede realizar una evaluación objetiva de las prácticas de protección de datos y de cualquier conflicto que pueda surgir. Esta característica puede ayudar a la empresa a identificar áreas de mejora y tomar los pasos necesarios para impulsar y mejorar sus prácticas de protección de datos. En general, un DPO externo puede suponer una alternativa más asequible y eficiente para abordar las necesidades de protección de datos y cumplir con la normativa.
Un DPO externo podría ser más caro o implicar menos eficiencia en algunos casos, por lo que es importante invertir tiempo en elegir el DPO externo más apropiado para tu empresa.
Si bien contar con un DPO externo puede aportar numerosos beneficios, también hay algunos elementos potencialmente negativos que hay que observar. Por un lado, un DPO externo podría ser caro y no resultar asequible si existen tarifas adicionales, lo cual es especialmente importante en caso de empresas pequeñas con un presupuesto limitado. Por otro lado, un DPO externo podría no contar con un conocimiento detallado de las prácticas de protección de datos de la compañía y le supondría más tiempo familiarizarse con las operaciones de la misma, lo que derivaría en ineficiencia y retrasos para identificar potenciales problemas. Por último, un DPO externo no siempre tiene acceso directo a los sistemas de la empresa, lo cual podría complicar ciertos procesos e impactar la capacidad del DPO de proporcionar orientación efectiva y consejo en las materias de protección de datos. Por lo tanto, es importante que se consideren todos los elementos y posibles inconvenientes de manera detallada para sopesar los costes y los beneficios antes de tomar una decisión.
Aphaia puede proporcionarte apoyo independientemente del tamaño de tu empresa y de la fase de desarrollo en la que te encuentres, a través de nuestro equipo de profesionales flexibles y con experiencia que comprenden las necesidades de tu negocio en todos los momentos de evolución del mismo. En Aphaia también llevamos a cabo una auditoria inicial para conocer todos los detalles tanto de tu empresa como de tus actividades y prácticas de protección de datos a fin de elaborar un plan de acción para cumplir con la normativa, identificar las materias urgentes de manera inmediata y priorizar el resto según el riesgo que suponga y los objetivos corporativos y comerciales.
En conclusión, existen ventajas e inconvenientes tanto en caso de un DPO interno como de un DPO externo. La decisión de optar por una alternativa u otra dependerá de diversos factores como el tamaño de la empresa, la complejidad de sus prácticas de protección de datos y los recursos disponibles. Mientras que las grandes empresas pueden decidir optar por un DPO interno que aborde la gestión de la protección de datos dentro del ecosistema en el que se desenvuelven, pequeñas empresas pueden encontrar más eficiente subcontratar esta función. En definitiva, lo más importante es asegurar que la empresa cumpla con la normativa de protección de datos para evitar consecuencias legales o reputacionales. En caso de optar por un DPO externo, es importante confirmar que se selecciona el DPO externo más apropiado.
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