Existen múltiples beneficios de subcontratar a un DPO, especialmente para empresas tecnológicas que necesitan cumplir con el RGPD.
Los datos son uno de los mayores activos que puede poseer una empresa. Sin embargo, el creciente número de casos de brechas de seguridad y ciberataques sitúa la protección de datos en una posición cada vez más importante. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) introducido en la Unión Europea en 2018 hizo obligatorio, en algunos casos, que las empresas designasen un Delegado de Protección de Datos (DPO) para asegurar cumplimiento con la normativa. Dichas provisiones del RGPD se aplican a cualquier empresa que esté en Europa o fuera de Europa, incluidas aquellas en América, Asía o África, que ofrecen servicios online a personas que se encuentren en la UE, y también siguen aplicándose en Reino Unido como parte del UK GDPR.
Incluso en aquellos casos en que se cuenten con los recursos suficientes para designar a un DPO interno, subcontratar esta función ofrece múltiples beneficios, especialmente para empresas tecnológicas, pues puede aportar acceso a profesionales expertos y cualificados, eficiencia en costes, flexibilidad, imparcialidad e independencia, además de evitar un conflicto de intereses. Para aquellas empresas que no tengan los recursos necesarios para contratar a un DPO interno, la subcontratación de este rol es la forma más efectiva de asegurar cumplimiento con el RGPD y demostrarlo frente a usuarios, socios e inversores.
Subcontratar la función del Delegado de Protección de Datos con un proveedor externo puede proporcionar a las empresas tecnológicas acceso a profesionales cualificados y con experiencia, optimización de gastos, imparcialidad y flexibilidad.
Un DPO externo ofrece acceso un grupo de profesionales cualificados especializados en protección de datos, con conocimiento sobre las últimas novedades en la materia y los riesgos asociados a brechas de seguridad y a la falta de cumplimiento. Subcontratar la función del DPO con un proveedor externo facilita que la empresa pueda disponer de todos los recursos necesarios para adaptar sus prácticas a los requisitos del RGPD y de la normativa nacional.
Asimismo, subcontratar la función del DPO puede resultar en la opción más adecuada para optimizar gastos. Mientras que un DPO interno requerirá un salario equivalente a una jornada completa y supondrá otros costes con aquellos de formación y desplazamiento, un DPO externo representa una alternativa asequible. Por ejemplo, puede ser particularmente atractiva en caso de pequeñas y medianas empresas que no puedan asumir los gastos derivados de un DPO interno.
Si bien puede resultar tentador nombrar DPO a un trabajador que ya esté en plantilla, esta decisión conduciría en la mayoría de los casos a un conflicto de intereses que las autoridades de control sancionarían. Además, sería difícil compatibilizar las funciones principales con este cargo.
Subcontratar la función del DPO con un equipo externo proporciona apoyo para cumplir con la normativa de protección de datos y acceso a un amplio rango de servicios.
Un DPO externo también aporta tranquilidad en el complejo y cambiante panorama de la protección de datos. Las compañías deben asegurarse de que están continuamente actualizadas con las últimas novedades en la normativa y tendencias de protección de datos. Dado que además del RGPD existen normativas nacionales de protección de datos, cumplimiento con el marco legal complejo puede ser difícil para una sola persona que desempeñe este cargo a nivel interno.
El nivel de flexibilidad proporcionado por un DPO externo también es excepcional en comparación al que se obtendría con un DPO interno, dado que uno externo puede ofrecer un amplio rango de servicios como auditoría, evaluación de riesgos, formación de personal y plan de respuesta a incidentes, entre otros. Las empresas que subcontraten al DPO pueden elegir entre toda la gama de servicios, así como cuándo necesitan cada uno. El nivel de imparcialidad e independencia tampoco es comparable en el caso de un DPO externo, pues un DPO interno puede sentirse presionado para favorecer las peticiones del equipo directivo al precio de asumir riesgos más altos. Subcontratar la función del DPO con un proveedor externo asegurará que la empresa recibe una evaluación independiente e imparcial sobre las prácticas de protección de datos que satisfará a inversores, socios y autoridades de protección de datos.
Contar con un DPO externo en una empresa tecnológica contribuye al cumplimiento de la misma con la normativa de protección de datos. Por un lado, es importante destacar que todas las empresas tecnológicas trabajan con datos personales, incluso cuando se trata solo de códigos o identificadores como direcciones IP, lo cual convierte la protección de datos en un aspecto crítico de sus operaciones. El tratamiento de datos personales por parte de empresas tecnológicas implicará en la mayoría de casos una observación habitual y sistemática de datos personales a gran escala, en cuyo caso la designación de un DPO es obligatoria. Por otro lado, el panorama tecnológico cambia continuamente, lo que significa que muchas de las actividades de tratamiento llevadas a cabo en este campo serán innovadoras, de manera que se requerirá el apoyo continuo de un DPO, por ejemplo, cuando sea necesario llevar a cabo Evaluaciones de Impacto de Protección de Datos. Un DPO externo tiene experiencia no solo con un tipo específico de tecnología, sino con muchas tecnologías diferentes y diversas empresas que operan en la misma industria, lo cual le permite comprender de manera detallada todos los retos que pueden surgir en este entorno en lo que respecta a la protección de datos. En consecuencia, un DPO externo puede ayudar a una empresa tecnológica con el cumplimiento del marco normativo de protección de datos, incluido el RGPD y cualquier otra ley que sea relevante en esta área, de manera que se reducirá el riesgo de sufrir una brecha de seguridad que derive en sanciones y daño reputacional. Además, un DPO externo proporciona consejo imparcial y experto en materias de protección de datos, lo cual es especialmente importante para empresas tecnológicas que cuentan con una mayor exposición a ciberataques. Por ejemplo, un DPO externo puede proporcionar orientación y consejo en el desarrollo de una app con el objetivo de asegurar que se ajusta a todos los requisitos del RGPD, incluidas todas las medidas que deban implementarse en lo que respecta a la protección de datos por diseño y por defecto. En general, contar con un DPO externo beneficia a las empresas tecnológicas al ayudarlas con la protección de los datos personales de sus clientes y empleados, a mantener un cumplimiento continuo y e evitar o reducir el riesgo de brechas de seguridad y quejas.
