Las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) necesitan buenas herramientas y soluciones de protección de datos para proteger su información y cumplir con la normativa. En este artículo exploramos las mejores herramientas y soluciones de protección de datos para PyMEs.
Todas las empresas tienen la obligación de proteger los datos personales que tratan, especialmente los de sus clientes. Este aspecto tiene un impacto adicional en las pequeñas y medianas empresas (PyMEs), dadas las posibles limitaciones en cuanto a recursos y experiencia. Implementar las herramientas y soluciones de protección de datos adecuadas es el primer paso para proteger los datos de manera adecuada y asegurar cumplimiento con la normativa. En este artículo reciente hablamos de la importancia de la protección de datos en el contexto de las PyMEs.
Los backups y las soluciones de recuperación de datos son esenciales para el cumplimiento de protección de datos de las PyMEs, al reducir el riesgo de daños en caso de pérdida de datos.
Los backups y las soluciones de recuperación de datos crean copias de los mismos y los almacenan con seguridad, ya sea en servidores propios o en la nube. En caso de que se de algún fallo en el sistema o ataque que derive en una pérdida de información, la empresa será capaz de restaurar los datos rápidamente y minimizar el impacto. De esta forma, también contribuyen a la continuación del negocio al reducir el riesgo de daño financiero y reputacional por las consecuencias de una brecha de datos personales. Estas soluciones pueden así ayudar a las PyMEs a proteger sus datos de diversas amenazas, incluidos fallos en el hardware, corrupción del software y error humano.
El software de control de acceso es también indispensable para las PyMEs, al proteger sus sistemas y datos de amenazas de seguridad.
El software de control de acceso es otra herramienta importante que deberían considerar las PyMEs. Estas herramientas permiten a las empresas gestionar quién accede a los sistemas y a los datos y también definir el nivel de sensibilidad de cada tarea. Asimismo, el software de control de acceso proporciona la capacidad de controlar las actividades de cada usuario, lo que aporta una capa más de seguridad al crear registros de cada acceso. Esta medida se relaciona con los conceptos de “least privilege” y “business-need-to-know”, por los cuales a cada empleado se le proporcionan las mínimas autorizaciones necesarias para llevar a cabo sus funciones. Al prevenir el acceso no autorizado a los datos, las PyMEs demuestran diligencia para protegerse de amenazas de seguridad y mejorar su cumplimiento con la legislación, incluidos los principios de minimización de datos y rendición de cuentas conforme al RGPD y el UK GDPR.
El doble factor de autenticación refuerza la seguridad y reduce el riesgo de acceso no autorizado.
El doble factor de autenticación (2FA) es una herramienta sencilla y efectiva que refuerza la seguridad para la autenticación de los usuarios. El 2FA requiere dos medios de Verificación diferentes, normalmente una contraseña y un código que se envía al email o teléfono móvil. Este paso adicional reduce de manera significative el riesgo de acceso no autorizado, pues incluso si la contraseña está comprometida, el atacante aún necesitaría el código para poder acceder a los sistemas. Implementar 2FA es relativamente fácil y está disponible en la mayoría de soluciones en la nube. Cuando se trate de categorías especiales de datos personales que precisan una mayor protección, también puede considerarse emplear autenticación multifactor (MFA), en la que se necesitan más de dos factores para verificar la identidad. Estas prácticas se corresponden con el enfoque por riesgo del RGPD y el UK GDPR, por el cual las medidas técnicas y organizativas que deben aplicarse se determinarán por el riesgo que conlleven las actividades de tratamiento.
Los firewalls son también un elemento significativo en una estrategia de protección de datos, pues actúan como una barrera para controlar y filtrar el tráfico de la red.
Los firewalls son un element significativo para lograr una estrategia de protección de datos integral, pues actúan como una barrera entre la red interna de la empresa y el exterior, y monitorizan y filtran todo el tráfico que entra y sale. Implementar una solución de firewall robusta es esencial para las PyMEs a estos efectos, para protegerse de accesos no autorizados, malware, fugas de datos y tráfico innecesario.
Las herramientas de cifrado son determinantes para proteger la información sensible y aseguran protección incluso en caso de brecha de datos personales.
El cifrado de datos es una medida muy utilizada para proteger categorías especiales de datos personales. Aunque los datos pseudonimizados siguen siendo datos personales, las técnicas de cifrado los convierten a un formato ilegible que sólo puede desencriptarse con una clave o contraseña concreta. Al cifrar los datos, las PyMEs pueden tener la tranquilidad de que sus datos están protegidos incluso en caso de verse comprometidos, si el atacante no cuenta con la clave. En caso de brecha de datos personales, el hecho de que los datos afectados estén cifrados puede ser un factor determinante en la decisión de notificar la misma a la autoridad de control.
Al implementar herramientas de protección de datos es primordial contar con los contratos adecuados, como un acuerdo de encargado de tratamiento conforme al Artículo 28 del RGPD y el UK GDPR.
Contar con los contratos y acuerdos adecuados es un aspecto clave al implementar herramientas de protección de datos. Por ejemplo, cuando estos proveedores actúan como encargados de tratamiento, como sucede con la mayoría de servicios en la nube, es necesario tener un acuerdo de encargado de tratamiento (DPA) en conformidad con el artículo 28 del RGPD y el UK GDPR. El artículo 28 (3) establece que “El tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico con arreglo al Derecho de la Unión o de los Estados miembros, que vincule al encargado respecto del responsable y establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable.” Este acuerdo regula las funciones y responsabilidades de cada una de las partes y asegura que los datos se tratan en conformidad con la normativa. Un encargado de tratamiento trata los datos por cuenta del responsable, de manera que el responsable debe confirmar que el encargado implementa todas las medidas técnicas y organizativas necesarias en consideración de la naturaleza de los datos y que ofrece las garantías que exigen el RGPD y el UK GDPR. Un buen ejemplo de la relevancia de estos acuerdos son las herramientas de marketing. Mientras que puede ser el proveedor de la herramienta quien de manera efectiva envía los emails, es el responsable quien tiene que asegurarse de que la base de datos se obtuvo de manera legítima, de que se cuenta con una base apropiada para enviar dichas comunicaciones, y de que se siguen todos los procedimientos, por ejemplo de que se proporciona en cada comunicación un enlace que pueden utilizar los interesados para oponerse al tratamiento. Así, cuando se utilicen herramientas de marketing, las PyMEs deberán escoger una solución que permita gestionar el consentimiento y la oposición al tratamiento de datos con esta finalidad de manera óptima.
Un DPO externo puede proporcionar a las PyMEs la experiencia necesaria para lidiar con la normativa de protección de datos.
Dado que las PyMEs pueden necesitar en ocasiones recursos adicionales y experiencia externa para abordar la normativa de protección de datos, este tipo de empresas encuentran grandes beneficios en la ayuda de un Delegado de Protección de Datos (DPO) externo. Al contar con un DPO fácilmente accesible y que proporciona una comunicación efectiva, las PyMEs pueden abordar con seguridad el complejo marco legal de protección de datos, aportar las garantías necesarias a sus clientes y afrontar cualquier problema legal en este aspecto. En Aphaia comprendemos la importancia de una comunicación clara y efectiva durante todo el proceso, y es por ello que utilizamos herramientas como Trello. Esta plataforma nos permite optimizar y agilizar la comunicación, y asegurarnos de que todos los miembros del equipo están debidamente informados, tanto de las tareas en curso como de cualquier aspecto de protección de datos, incluidos cambios en las políticas, evaluaciones de riesgos y nuevos requisitos.
